Beziehung zwischen Home-Office Mitarbeitern und dem Team im Büro: Wie funktioniert es am besten?

Arbeit im Home-Office: Wie funktioniert die Beziehung zum Team?

Filiz Scarcella Allgemein Leave a Comment

Für viele ist es der Traum vom Home-Office aus oder noch besser, von überall aus arbeiten zu können. Du sparst Dir das Benzin und die Zeit, die Du für den Weg zur Arbeitsstelle aufwendest, Du sparst Dir das Geld für die schicke Bürokleidung, weil Du schliesslich jetzt auch im Pyjama arbeiten kannst. Mehr Flexibilität, mehr Zeit mit der Familie und um die tollen Cafés der Stadt zu erkunden. Ausserdem schaut Dir nicht ständig jemand über die Schulter. Klingt doch super, oder?

Keine Frage, die Arbeit aus dem Home-Office heraus, hat so einige Vorteile, bringt aber auch Herausforderungen mit sich. Diese wollen wir uns in diesem Beitrag einmal widmen, vor allem aber, wie man sie überwindet und positive Teamarbeit möglich macht – egal ob alle zusammen in einem Raum sitzen oder nicht.

Herausforderung Ich selbst

Einrichtung Home-Office: Schaffe Dir ein Umfeld, ein Home-Office, in dem Du konzentriert arbeiten kannst.

Selbstdisziplin und -motivation

Zuerst einmal sollte der Heimarbeiter natürlich eine gewisse Selbstdisziplin mitbringen. Der Haushalt, das Geschirr, das dort in der Spüle darauf wartet gewaschen zu werden, ist erst nach der Arbeit dran. Dort zieht das Kind am Hosenbein, dann bellt der Hund.

Gestalte Deinen Morgen am besten so, als ob Du ins Büro gehen würdest. Stehe immer zur gleichen Zeit auf und ziehe Dich an.

Richte Dir einen Ort ein, der es Dir ermöglicht ungestört und konzentriert zu arbeiten. Vor allem in den Zeiten, in denen Deine Kollegen „online“ sind, solltest Du es auch sein. Es ist wichtig, dass Du erreichbar bist, dass Deine Mitarbeiter wissen, sie können Dich ganz einfach kontaktieren, wenn sie etwas brauchen. Nur so werden sie genau das auch tun und Du wirst das Gefühl haben, Deine Arbeit ist wertvoll.

Bist Du in einer Skype- oder Telefonkonferenz, dann stelle sicher, dass Dich nichts ablenkt. Wenn im Hintergrund eine Gartenparty stattfindet, werden Deine Kollegen nicht den Eindruck haben, Du konzentrierst Dich nur auf sie – auch wenn ich natürlich jederzeit für Gartenpartys zu haben bin, es gibt immer eine Zeit und einen Ort dafür.

Aber auch andersherum: Wenn die Arbeitszeit vorbei ist, dann sollte auch Schluss sein. Das fällt vielen schwer, wenn das Büro im eigenen Haus ist. „Ich mach nur schnell noch… „

Mittendrin statt nur dabei

Wenn es möglich ist, besuche die Kollegen vor Ort so oft wie möglich, selbst wenn es nur zwei Tage im Monat sind oder nur zu den besonders wichtigen Meetings.Es macht Freude die Menschen tatsächlich vor sich zu haben, die Du sonst immer nur am Bildschirm siehst.

Auch wenn es an manchen Tagen mühsam scheint oder Du Dich sorgst zu nerven (Schriftliche Kommunikation kann schwierig sein – Dazu später mehr) – Frage immer nach, hole Dir die Informationen, die Du brauchst und geh auf Nummer sicher, dass Du gehört wirst.

Herausforderung soziale Kontakte mit Kollegen

Home-Office Teamarbeit: Um die sozialen Beziehungen eines Teams nicht zu vermissen, ist offene Kommunikation und Empathie von allen Seiten gefragt.

Tatsächlich empfinden viele der Angestellten im Home-Office die fehlende Zeit mit den Kollegen, die Möglichkeit sich in einem sozialen Umfeld zu bewegen als die grösste Herausforderung.

Du fühlst Dich unter Umständen ausgelassen, nicht in Entscheidungen, Witze, die gesamte Unternehmenskultur einbezogen. Egal wie viel technische Hilfsmittel wir zur Kommunikation nutzen, wirkliche humane Verbindung können sie nicht ersetzen. Zwischenmenschliche Beziehungen sind wichtig für uns – für Zufriedenheit im Job, für die Motivation und das Lebensglück.

Die Verantwortung der Team-Bildung liegt nie bei nur einer Person. Sie ist nie nur Aufgabe der Führungskraft und in diesem Fall liegt sie nicht nur bei der Person, die nicht im Büro ist. Das heisst, die gesamte Mannschaft kann dazu beitragen, dass die Zusammenarbeit effektiv abläuft und niemandem Informationen fehlen. Die Basis dafür bildet Empathie und Kommunikation.

Die kurze Unterhaltung am Wasserspender nehmen viele Angestellte als selbstverständlich hin. Tatsächlich wird in diesen Gesprächen aber viel geklärt, neue Ideen gefunden, Probleme gelöst. Wieso kann so ein Chat nicht auch mit einer Person stattfinden, die ausserhalb des Büros ist? Einfach mal spontan angerufen und gefragt, wie es so geht. Persönlich, positiv und ungezwungen. Eine weitere Alternative zum nachmittäglichen Kicker-Spielen können zum Beispiel auch Chat-Apps für Smartphones sein: WhatsApp, Slack, Facebook Messenger, auf denen man sich austauschen oder Fotos der Haustiere senden kann.

Ein Beispiel:

Franzi, Steffi und Tina sind ein Team. Sie arbeiten an den gleichen Projekten, sind aber nicht alle vor Ort – Tina arbeitet von zu Hause aus. Da Steffi und Franzi nebeneinander sitzen, treffen sie viele Entscheidungen gleich dort am Schreibtisch. Das geht ganz fix, man muss sich ja nur kurz rüberlehnen. Zwar wird Tina dann über das Gesprochene informiert, nur ist sie selten wirklich Teil davon. Die Folge: Tina hat nur selten die Chance ihre Meinung kundzutun und die anderen beiden haben ihren Input natürlich auch nicht. Vielleicht hätte dieser einen ganz neuen Blickwinkel aufgetan. Ausserdem fühlt sich Tina natürlich auch nicht besonders als Teil des Teams, auch wenn sie die beiden Mädels persönlich sehr mag.

Wie macht man es besser? Eure „nur mal kurz rübergelehnt“-Gespräche, zumindest die, in denen Entscheidungen getroffen werden, sollten über Video-Chat stattfinden. Das scheint zuerst aufwendig und erfordert sicherlich Disziplin, hat aber so einige Vorteile – die volle Nutzung der guten Ideen einer weiteren Person zum Beispiel oder den Fakt, dass Konzentrationsphasen nicht dadurch unterbrochen werden, dass jemand mal eben kurz am Schreibtisch stehen bleibt, um etwas zu entscheiden.

Herausforderung Kommunikation

Kommunikation im Home-Office: Um als Team effektiv zusammenzuarbeiten, muss die Kommunikation stimmen.

Zeit für das wöchentliche Update-Meeting: Du im Home-Office per Telefon zugeschalten. Jemand muss gerade einen Witz erzählt haben, denn alle lachen. Du versuchst Deine Meinung in die Runde zu werfen, schaffst es aber nicht, Dich richtig bemerkbar zu machen, ohne jemanden zu unterbrechen. Ach, das könnte daran liegen, dass Dein Mikrofon noch ausgeschalten ist.

Kommunikation ist auch heute noch nicht einfach, auch wenn oder gerade weil wir viele technische Möglichkeiten haben. Wie einfach es ist Sachverhalte in E-Mails, SMS aber auch in Telefonkonferenzen falsch zu verstehen, weiss wahrscheinlich jeder. Per Text zu kommunizieren, fällt selbst mit Freunden, den Personen, die Du gut kennst, schwer. Warum? Weil Körpersprache fehlt.

Du wirst nervös, wenn Du nicht sofort eine Antwort erhältst, fühlst eine E-Mail spät am Abend als Störung in Deiner Freizeit. Die zunehmende Digitalisierung bringt ganz neue Herausforderungen mit sich.

Mit den folgenden 5 Tipps klappt die Kommunikation mit den Kollegen im Home-Office:

  1.     Kommuniziere viel!
    Mit regelmässigen, kurzen Updates kannst Du Dich selbst oder die Mitarbeiter im Home-Office auf dem Laufenden halten. Derjenige, der nicht im Büro ist, sollte trotzdem wissen, was dort gerade läuft, wie die Atmosphäre ist und welche Projekte anstehen.
  1.     Kürze nichts ab, drücke Dich klar aus.
    Wir bemühen uns effizient zu sein und meinen, dies damit zu erreichen Wörter abzukürzen oder generell kürzere E-Mails zu schreiben. Rede nicht um den heissen Brei herum, drücke Dich so klar aus, dass niemand wertvolle Zeit damit verbringen muss, Deine Nachrichten zu interpretieren.
  1.     Frage nach, aber bombardiere niemanden mit Nachrichten!
    Wenn Dir eine Information fehlt, dann hole sie Dir – aber überlege gut, auf welchem Weg Du dies tust. Verwaltet Deine Team-Aufgaben in Task-Management-Tools, wie zum Beispiel Asana oder Jira, dann hinterlasse dort einen Kommentar, statt per E-Mail und Anruf nachzufragen.
  1.     Alle Mitarbeiter im Video-Anruf, statt nur einer.
    Sitzt eine Gruppe von Menschen um einen Tisch im selben Raum, so können sie sich gegenseitig sehen. Sie wissen (meist) anhand der Körpersprache wer wann sprechen möchte oder was jemand über eine Aussage denkt. Für ein gutes Meeting sind solche Mikro-Interaktionen ausschlaggebend.

    Nun sitzt da aber ein Mitarbeiter in seinem eigenen Wohnzimmer. Durch eine Kamera, die hoch oben in der Ecke des Raumes angebracht ist, sieht er den Konferenzraum – nicht wirklich detailliert, sondern lediglich eine Gruppe, die da eben um einen Tisch sitzt. Sein Gesicht wiederum wird übermenschengross an die Wand geworfen.

    Wie wäre es, wenn sich stattdessen alle Kollegen vom eigenen Computer aus in eine Video-Konferenz einwählen? Die Gesichter aller Teilnehmer können dann leicht erkannt werden, jeder sitzt im selben Boot.

  1.     Legt Kommunikations-Regeln fest!
    Manche mögen die Kommunikation per WhatsApp, manche wollen Dokumente auf Google Docs teilen oder manche wollen klar wissen, ob sie antworten sollen oder nicht. Jeder hat individuelle Präferenzen, wichtig ist nur, konstant zu bleiben.
  1.   Nutze schriftliche Kommunikation für Dich, wenn Dir die gesprochene nicht so leicht fällt!
    Es gibt Menschen, die sind eher extrovertiert, andere eher introvertiert. Für letztere stellt die Arbeit im Home-Office und die damit verbundene „andere“ Kommunikation neue Möglichkeiten dar. Sie fühlen sich sicherer etwas zu sagen beziehungsweise die eigene Meinung in einer Online-Umgebung loszuwerden.
  1.   Kreiere Raum, um Ergebnisse zu feiern!
    Feedback zu erhalten und Erfolge zu feiern, motiviert. Es trägt zum Arbeitsglück und Team-Bildung bei und ist für uns Menschen wichtig. Aber auch Geburtstage und Firmenjubiläen sollten gebührend gefeiert werden. Highlights, die im Privatleben des Kollegen stattfinden, wie die Geburt eines Kindes oder eine Hochzeit sollten wahrgenommen werden. Das funktioniert auch digital, wenn man es denn will.

Ich kenne das Beispiel einer Firma, die jedem Mitarbeiter, der länger als sechs Monate da war, ein eigenes Emoji zuordnete. Was hältst Du von der Idee?

Herausforderung Technik

Home-Office Technik: Die technischen Vorraussetzungen müssen für den Home-Office Mitarbeiter stimmen.

Die Anzahl derer, die im Home-Office arbeiten steigt stetig an. Dank guter Internetverbindung, einem sicheren VPN und (meist) zuverlässiger Konferenz- und Video-Software. Trotzdem hakt es manchmal. Dann kommt das Video verzögert an, dann hast Du zu Hause eben keinen Zugriff auf die Dokumente, die Du gerade brauchst und auch keinen Techniker im Nebenraum. Das nervt. Das frustriert und macht die Zusammenarbeit auch schon mal schwieriger, als sie es sein müsste.

Ganz vermeiden lassen sich technische Schwierigkeiten wohl (noch) nicht aber verringern kann man sie allemal. Hierzu können dem Mitarbeiter im Home-Office passende Hilfsmittel zur Verfügung gestellt werden: Laptop, Headset, ein Zuschuss zur Rechnung für die Internetanbindung, um die schnellstmöglichste zu gewährleisten. Hier können ganz individuelle Regelungen getroffen werden. Die Kommunikation sollte nicht an der Technik scheitern müssen.

Herausforderung Führung

Home-Office Unterstützung durch Führungskraft: Die Führungsebene kann zu guter Zusammenarbeit zwischen Home-Office Mitarbeiter und Team beitragen.

Nicht jede Führungskraft ist Fan der Idee Home-Office. So manch einer ist immer noch der Meinung, die Kontrolle zu verlieren, dass die Mitarbeiter zu Schlendrianen werden, wenn ihnen nicht über die Schulter geschaut wird. Wie will man denn dann wissen, wie viel Arbeitszeit der Kollege auf Facebook verbringt? Würdest Du denn überhaupt mitbekommen, wann die Pausen genommen werden? Die Frage ist, musst Du das überhaupt?

Eigentlich ist die Lösung ganz einfach: Nicht die Person, nicht die Anwesenheit wird kontrolliert sondern das Ergebnis. Wichtig ist, dass der Mitarbeiter weiss, was die Vision des Unternehmens ist, weiss was die Ziele seiner Rolle sind. Mit Hilfe von Meilensteinen und regelmässigen Updates können Erwartungen festgesetzt werden. Positive Leadership, bei der es um die Stärken eines jeden geht, sorgt für Motivation und Engagement.

In einer Zeit, in der es keine Ausnahme mehr ist, Mitarbeiter im Home-Office zu beschäftigen ist auch für Führungskräfte umdenken angesagt. Vieles ist hierbei ein Lernprozess, wobei jeder Mitarbeiter und jedes Unternehmen unterschiedliche Herangehensweisen verfolgt.

Die folgende Infografik fasst zusammen, welche Herausforderungen es bei der Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern im Home-Office und im Büro geben kann. Sie zeigt ausserdem auf, welche Vor- und Nachteile die Arbeit im Home-Office hat.

Infografik zur Zusammenarbeit Home-Office Mitarbeiter und Team im Büro, Vorteile und Nachteile Home-Office

Wie läuft der Umgang mit Home-Office Mitarbeitern in Deinem Unternehmen ab? Arbeitest Du selbst von zu Hause aus? Ich würde mich sehr freuen, von Deinen Erfahrungen zu hören.

Filiz Scarcella arbeitet nach der Positive Leadership – Methode und wirbt für stärkeorientiertes Führen. Sie inspiriert Führungskräften, Unternehmer und kreative Macher, wie sie ihre Ziele, Kommunikation und Wertschätzung vereinen können, dass Flow, Erfolg und mehr Sinnhaftigkeit in ihr Arbeitsleben tritt. Sie hilft die persönlichen Grenzen
zu sprengen und motiviert für mehr Verantwortung, Perspektive und Augenhöhe. Lerne Filiz bei einem virtuellen Kaffe kennen.

 


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